Ordnung im Papierkram

Gehörst Du zu den eher strukturierten oder zu den eher weniger strukturierten Menschen?

Letztere bewahren ihre Dokumente und Unterlagen häufig unsortiert an vielen verschiedenen Stellen auf. Oder sie nutzen eine bestimmte Schublade, eine Schrankecke oder einen (Schuh-)Karton für ihren Papierkram. Die Suche nach einer bestimmten Information gestaltet sich dann naturgemäß zeitaufwändig und oftmals frustrierend.

Nutzt Du ein Ablagesystem, bist Du meist besser dran. In Deinen analogen oder digitalen Ordnern findest Du schneller die gewünschten Informationen. 

Hast Du das schon mal erlebt: Dein Papa liegt im Krankenhaus und bittet Dich, bei der Zusatzkrankenversicherung zu klären, ob eine bestimmte Leistung abgedeckt ist. Du findest in seinem Hobbyraum viele Ordner, die Du langwierig nach der richtigen Versicherungsnummer und einer Kontaktperson durchsuchen musst. Im schlimmsten Fall gibt es keine Ordner, sondern nur einen großen Karton mit einem Sammelsurium an Dokumenten.

Du wunderst Dich, wie Dein Papa die Unterlagen aufbewahrt oder abgeheftet hat, denn Du selbst hast ein völlig anderes System. Gerade, wenn wir uns gegenseitig möglichst einfach und schnell unterstützen möchten, helfen strukturierte Übersichten.

Hier ein paar Beispiele:

• Du brauchst ganz schnell Deine Sozialversicherungs- oder Rentenversicherungsnummer
• Du hast leider übersehen, dass Dein Personalausweis (oder Reisepass) schon längst hätte verlängert werden müssen.
• Deine Tochter heiratet und braucht ihre Geburtsurkunde. Wo steckt das Ding, das Du noch immer für sie aufbewahrst?
• Deine Nachbarin soll während Deines Urlaubs die Blumen gießen. Doch wem hast Du den dritten Wohnungsschlüssel zuletzt gegeben?
• Du kümmerst Dich um Deine alleinstehende Tante. Im Urlaub wird ihre Handtasche gestohlen und Du sollst ihre Bankkarte sperren lassen. Wo findest Du schnell die richtige Kontonummer?
• Du willst Dich auf einem Deiner vielen Internet-Accounts anmelden. Wie war hier nochmal das Passwort? 

Eine strukturierte Übersicht anzulegen zeigt, dass Du vorausschauend und verantwortungsbewusst handelst. 

• Du sparst Zeit
• Du vermeidest unnötige Ausgaben
• Du sparst Dir nervige Suchaktionen
• Du hast alles auf einen Blick
• Du hast mehr Sicherheit
• Du hast weniger Stress im Notfall
• Du machst Deinen Angehörigen damit ein ganz besonderes Geschenk

Ein guter Startpunkt ist, Dir auf einem Blatt Papier zu notieren, mit welchen Themen Du in Deinem Leben zu tun hast. 

• Wer bist Du und wer gehört zu Deiner Familie
• Wo und wie wohnst Du?
• Deine Einkünfte, woher kommen sie?
• Wo bewahrst Du Dein Geld auf?
• Wo fließt Dein Geld hin?

Sichte Deine Kontoauszüge über ein Jahr hinweg – das hilft bei der Auflistung der Ausgaben. Denke auch an Reisen, Hobbies und Geschenke.

Es gibt viele Möglichkeiten, eine Übersicht zu erstellen. Wir helfen Dir mit einer vorstrukturierten digitalen Liste als Excel-Vorlage. Du kannst sie als Anregung verstehen und nach Deinen Bedürfnissen anpassen. Lasse Rubriken aus, die Du nicht brauchst, füge Zeilen hinzu oder lösche Überflüssiges.

Die Strukturierungshilfe erhältst Du in Form einer vorbereiteten Excel-Vorlage. Sie umfasst mehrere Blätter (Reiter) mit folgenden Inhalten:

• Persönliche Daten
• Bankkonten und Geldanlagen
• Versicherungen
• Rente
• Wohnen / Immobilien
• Finanzamt / Steuern
• Mobilität
• Mitgliedschaften Vereine / Abos
• Anschaffungen
• Ärzteliste
• Haustiere
• Internetregistrierungen
• Wichtige Kontakte
• Medizinische Informationen

Die Übersicht ist in der Tat sehr umfassend. Sie kann und soll Dir vor allem als Orientierungshilfe dienen. Denn schnell vergisst man Dinge oder kleine Details, auf die es in Notfall vielleicht ankommt.

Du kannst die Liste nach Deinen Bedürfnissen anpassen, sie nach und nach ausfüllen, ergänzen oder korrigieren. Brauchst Du eines dieser Blätter nicht, weil Du vielleicht kein Haustier hast, dann löschst Du das Blatt einfach oder lässt es unausgefüllt mit dem Vermerk Aktuell nicht relevant.

Am Ende hast Du jedenfalls den optimalen Überblick über Deinen Kram.

Für die Nutzung der Strukturierungshilfe brauchst Du ein paar Kenntnisse, wie man mit einer Excel-Vorlage arbeitet.

Wir sind sicher, dass Du immer jemanden findest, der Dir das bei Bedarf erklären kann. Die Jüngeren sind mit diesem Programm schon fast aufgewachsen und helfen sicher gerne bei der Erstellung dieser Übersicht.

So entsteht am Ende ein generationenübergreifendes Projekt, bei dem jeder seine individuelle Übersicht in der Hand hat.

Falls Du lieber eine ausdruckbare pdf-Version hättest, schreibe uns einfach eine Email. Bedenke aber: die Vorlage ist derzeit nicht barrierefrei, kann nicht abgeändert werden und die Schriftgröße ist im Ausdruck klein.

Wir stellen Dir die digitale Excel-Vorlage kostenlos zur Verfügung. 

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In dieser Liste steckt viel Arbeit und Erfahrung. Wenn Du möchtest, kannst Du diese gerne mit einer kleinen Spende anerkennen. Du weißt schon, so à la: a cup of coffee für’s Team …